Een nieuw jaar: werkgevers, let op verval van de wettelijke vakantiedagen!
De werknemer heeft op grond van art. 7:634 BW aanspraak op (een minimum) vakantiedagen. Deze worden opgebouwd gedurende het kalenderjaar. Deze opgebouwde vakantiedagen komen echter na een wettelijke termijn te vervallen indien zij niet door de werknemer zijn opgenomen. Hierin maakt de wet een verschil tussen de wettelijke vakantiedagen en de bovenwettelijke vakantiedagen, neergelegd in respectievelijk art. 7:640a BW en art. 7:642BW.
Wettelijke vakantiedagen
Op grond van artikel 7:640a BW vervalt de aanspraak op de wettelijke vakantiedagen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Dit betekent dat de in 2022 opgebouwde en niet opgenomen wettelijke vakantiedagen vervallen op 1 juli 2023.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Op grond van art. 7:642 BW verjaren bovenwettelijke vakantiedagen na een verloop van vijf jaren na de laatste dag van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. De in 2022 opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen over 2022 komen te vervallen op 31 december 2027.
In tegenstelling tot vervaltermijnen (zoals bij de wettelijke vakantiedagen geldt) kunnen verjaringenstermijnen worden opgeschort. Indien de werknemer ook na verloop van de vijf jaren aanspraak wil blijven maken op de bovenwettelijke vakantiedagen, moet de werknemer schriftelijk kenbaar maken aan de werkgever dat hij/zij aanspraak blijft maken op de bovenwettelijke vakantiedagen die komen te verjaren. Zodra de werkgever van die mededeling kennis heeft genomen, gaat er een nieuwe verjaringstermijn lopen.
Informatieplicht werkgever bij wettelijke vakantiedagen
De termijn van verval van de wettelijke vakantiedagen van zes maanden geldt echter enkel als de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs in staat is geweest vakantie op te nemen. Indien dit niet het geval is komen de vakantiedagen niet automatisch te vervallen na verloop van deze termijn. Op grond van Europese wet- en regelgeving heeft de werkgever namelijk een vergaande zorg- en daarmee samenhangende informatieverplichting jegens zijn werknemer opdat de werknemer gebruik maakt van zijn of haar recht op jaarlijkse vakantie met behoud van loon. Dit betekent concreet dat de werkgever zijn werknemer tijdig en op transparante wijze moet informeren over de openstaande vakantiedagen, alsmede over de gevolgen van het niet-opnemen hiervan (dus: het verval van aanspraak op deze dagen).
De werknemer heeft dus zelf de verantwoordelijkheid om de vakantie daadwerkelijk op te nemen, maar neemt de werknemer zonder volledige kennis van de consequenties de vakantie niet op, dan heeft de werkgever zijn zorg- en informatieverplichting jegens de betreffende werknemer veronachtzaamd. Als gevolg daarvan vervallen de wettelijke vakantiedagen dan niet.
Nb. voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt deze informatieverplichting niet.
Conclusie
Dus werkgevers, nu een nieuw kalenderjaar is ingegaan, is het zaak om de werknemer tijdig er op te wijzen dat zijn/haar nog openstaande wettelijke vakantiedagen over 2022 komen te vervallen indien deze vóór 1 juli 2023 niet zijn opgenomen. Doet u dat niet, dan kan het u later worden verweten dat u uw zorg- en informatieverplichting jegens de werknemer heeft veronachtzaamd en moet u mogelijk de vakantiedagen dan uitbetalen.
Heel concreet betekent dit dat u schriftelijk, bijvoorbeeld in de maand januari, de werknemer informeert over:
- a) het openstaande saldo (niet-opgenomen) wettelijke vakantiedagen van 2022;
- b) dat deze vakantiedagen moeten worden opgenomen vóór 1 juli 2023; en
- c) dat de consequentie van het niet-opnemen is dat de wettelijke vakantiedagen per 1 juli 2023 komen te vervallen.
Het is daarnaast aan te bevelen om ook in het personeelsreglement het beleid omtrent vakantiedagen op te nemen.
Heeft u vragen n.a.v. van dit artikel? Neem dan gerust contact met ons op!
Noëna van Schaik
vanschaik@vpca.nl